Access adalah pengurus pangkalan data relasional yang membolehkan anda mengimport satu atau beberapa pangkalan data Excel ke dalam sistemnya supaya anda dapat memadankan medan umum antara atau di antaranya. Kerana satu fail Access boleh mengandungi banyak spreadsheet Excel, program ini juga merupakan kaedah terbaik untuk mengumpulkan atau menganalisis sejumlah besar maklumat. Pertama, anda perlu mengimport spreadsheet Excel ke Access. Ini hanya memerlukan beberapa langkah utama.
Langkah-langkah
Bahagian 1 dari 3: Bersedia untuk Mengimport Excel ke Akses
Langkah 1. Buka kedua-dua program di komputer anda
Anda perlu membeli dan memuat turun pakej Microsoft Office yang merangkumi Excel dan Access. Anda boleh melakukan ini dalam talian melalui laman Microsoft.
- Setelah program dimuat turun, klik "Mula" di Windows dan pilih "Semua Program."
- Klik "Microsoft Office," dan kemudian pilih "Akses" (atau "Excel") dari menu lungsur. Anda mungkin telah membuat spreadsheet Excel yang dibuat oleh orang lain kepada anda atau yang anda muat turun dari tempat lain. Mempunyai Office di komputer anda membolehkan anda membukanya.
Langkah 2. Bersihkan hamparan Excel anda sebelum mengimportnya ke Access
Ia akan menjadi lebih mudah jika anda melakukan beberapa langkah mudah sebelum anda mengimport spreadsheet Excel ke Access. Kuncinya adalah bahawa data anda mesti konsisten antara hamparan yang diimport.
- Adalah idea yang baik untuk memastikan bahawa baris pertama dalam spreadsheet Excel mengandungi tajuk lajur anda (atau nama bidang), dan ini sangat jelas dan mudah difahami. Sebagai contoh, untuk lajur yang mengandungi nama belakang orang, anda mungkin mahu memanggil tajuk lajur / medan "nama belakang". Jelas dan tepat kerana ia akan lebih mudah apabila anda mencuba memadankan tajuk lajur dalam satu helaian Excel dengan helaian yang lain.
- Akses membolehkan anda menghubungkan medan umum antara dua atau di antara banyak hamparan. Katakan anda mempunyai lembaran Excel yang mengandungi maklumat gaji. Ini merangkumi nama, alamat, dan gaji orang pertama dan terakhir. Katakan untuk alasan bahawa anda ingin memadankan helaian itu dalam Akses ke helaian Excel kedua yang mengandungi maklumat mengenai sumbangan kewangan kempen. Lembaran kedua ini mengandungi nama, alamat, dan sumbangan orang. Akses yang membolehkan anda lakukan adalah memadankan tajuk lajur yang berbeza antara satu sama lain. Anda boleh menghubungkan tajuk nama untuk melihat orang dengan nama yang sama muncul di kedua-dua pangkalan data, misalnya.
- Imbas lembaran Excel untuk memastikan bahawa setiap jenis data ditangani dengan cara yang sama, dan bersihkan sebelum mengimportnya ke Access. Ia mesti disebut oleh Access "relasional." Sebagai contoh, jika hamparan hipotetis untuk gaji mengandungi nama depan, nama belakang dan awal tengah dalam satu lajur, tetapi hamparan kedua hanya mengandungi nama depan dan nama belakang dalam lajur yang berasingan, Access akan mendaftarkannya sebagai tidak sesuai. Perlu ada tajuk / medan lajur yang sepadan.
Langkah 3. Membahagi maklumat dalam lajur di Excel
Untuk mengatasi masalah ini, anda mungkin ingin membagi maklumat dalam lajur dalam Excel, sehingga tidak salah mendaftar sebagai "tidak sepadan" di Access.
- Sebagai contoh, anda mungkin mahu membagi nama pertama menjadi lajurnya sendiri, awal tengah menjadi lajurnya sendiri, dan nama terakhir menjadi lajurnya sendiri. Sekiranya sudah dilakukan dengan cara yang sama dalam hamparan kedua, apabila anda memautkan, katakan, nama belakang dengan nama belakang di Access, ia akan menghasilkan padanan apabila namanya sama.
- Untuk membahagikan lajur di Excel, sorot lajur yang mempunyai maklumat yang ingin anda bahagikan di dalamnya. Klik "data" di bar alat dalam program Excel. Klik "teks ke lajur." Secara amnya, anda akan memilih pilihan "dibatasi." Klik seterusnya.
Langkah 4. Teruskan menggunakan wizard untuk membahagikan lajur gabungan
Sekarang anda sudah siap untuk menyelesaikan proses membelah maklumat yang digabungkan dalam satu lajur menjadi beberapa lajur.
- Pilih bagaimana data dalam lajur "dibatasi." Ini bermaksud bahawa setiap maklumat dalam lajur dipisahkan oleh sesuatu. Pilihan yang paling umum merangkumi spasi, koma, atau titik koma. Selalunya maklumat itu hanya dipisahkan oleh ruang. Seperti dalam contoh berikut: katakanlah nama "John A. Doe" muncul dalam satu lajur. Nama pertama John dipisahkan dari A awal awal dengan ruang. Nama belakang Doe dipisahkan dari tengah awal A dengan spasi. Oleh itu, pilih ruang di wizard yang dibatasi.
- Klik seterusnya. Klik selesai. Program ini harus membahagikan John, A., dan Doe menjadi tiga lajur. Anda kemudian boleh memberikan lajur baru nama tajuk baru untuk menunjukkan jenis maklumat yang terdapat di dalamnya (nama belakang, nama depan, dll.). Adalah idea yang baik untuk membuat beberapa lajur kosong di sebelah kanan data yang anda pecah sebelum anda melakukannya kerana ia akan mendorong data ke lajur kosong baru (bukan lajur yang sudah mengandungi maklumat).
Bahagian 2 dari 3: Mengimport Excel ke Akses
Langkah 1. Buka program Akses di komputer anda
Pergi ke menu mula, pilih Microsoft Office, dan klik Microsoft Access. Anda perlu membuka pangkalan data Access kosong baru untuk mengimport lembaran Excel ke dalamnya.
- Pilih "pangkalan data desktop kosong" untuk membuat pangkalan data baru dalam program Akses.
- Beri nama baru jika anda mahu. Klik "buat."
Langkah 2. Import spreadsheet Excel ke Access
Langkah seterusnya adalah menarik spreadsheet Excel (atau lebih dari satu) ke pangkalan data Access.
- Klik "Data Luaran" di bar alat setelah anda berada dalam pengurus pangkalan data Access. Pilih "Excel." Dalam beberapa versi Access, anda akan menemui fungsi ini dengan mengklik "file" di bar alat dan "Dapatkan Data Luaran."
- Di mana tertera "nama fail", klik "semak imbas". Ini akan membolehkan anda mencari helaian Excel di komputer anda.
- Biarkan kotak dicentang yang bertuliskan "import data sumber ke dalam jadual baru dalam pangkalan data semasa." Ia akan diperiksa secara lalai.
- Apabila anda menjumpai hamparan Excel yang ingin anda import di komputer anda, klik padanya. Klik "OK." Ini akan membawa anda ke dalam wizard untuk mengimport Excel ke Access.
Bahagian 3 dari 3: Menggunakan Wizard untuk Menyelesaikan Proses Pengimportan
Langkah 1. Ikuti langkah-langkah pada wizard yang muncul di Access
Untuk menyelesaikan proses mengimport spreadsheet anda, anda perlu menyelesaikan langkah-langkah dalam wizard.
- Pilih lembaran kerja dalam hamparan Excel yang ingin anda import. Kadang-kadang, ini mudah kerana spreadsheet Excel hanya satu helaian. Walau bagaimanapun, kadang-kadang orang membuat beberapa halaman dalam satu spreadsheet Excel, yang dapat anda lihat dengan mengklik tab di bahagian bawah spreadsheet. Sekiranya ini berlaku, anda perlu memberitahu wizard Access yang mana spreadsheet yang anda pilih. Klik seterusnya.
- Halaman seterusnya mempunyai kotak yang menanyakan apakah baris pertama dalam helaian Excel mempunyai tajuk lajur. Ini bermaksud baris dalam spreadsheet yang mengenal pasti data di setiap lajur (seperti nama belakang, alamat, gaji, dll.). Adalah idea yang baik jika anda membersihkan helaian Excel anda terlebih dahulu untuk memastikan bahawa baris pertama mempunyai tajuk lajur yang jelas. Kemudian, periksa ya bahawa baris pertama mengandungi tajuk lajur. Ini adalah pendekatan termudah. Klik seterusnya.
- Sekiranya baris pertama anda tidak mengandungi tajuk lajur, halaman seterusnya akan menanyakan apakah anda mahu menamakan semula apa yang disebut "medan" di Access (ini adalah tajuk lajur). Sekiranya anda belum menamakan setiap bidang sesuatu yang jelas dan mudah dikenali sebelum mengimport (disyorkan), maka anda boleh melakukannya di sini.
Langkah 2. Selesaikan proses pengimportan
Tinggal beberapa langkah lagi dalam proses pengimportan. Halaman seterusnya dalam wizard akan bertanya sama ada anda ingin mengenal pasti kunci utama.
- Anda tidak perlu melakukan ini, tetapi anda boleh. Kekunci utama bermaksud program komputer akan memberikan setiap baris maklumat nombor unik. Ini dapat membantu di kemudian hari semasa menyusun data. Klik seterusnya.
- Skrin akhir di wizard mempunyai ruang yang memberikan nama lalai. Anda boleh menukar nama helaian Excel yang anda impor (ia akan menjadi "jadual" di Access di sebelah kiri halaman apabila anda selesai mengimportnya).
- Klik "import." Klik "tutup." Anda akan melihat meja anda di sebelah kiri skrin. Kini diimport dalam Access.
- Sekiranya anda ingin memautkan lebih dari satu set data, ulangi proses ini dengan hamparan Excel yang lain atau berbilang. Sekarang, anda sudah siap memadankan data dalam helaian di Access.
Video - Dengan menggunakan perkhidmatan ini, beberapa maklumat dapat dikongsi dengan YouTube
Amaran
- Sekiranya fail Excel berasal dari versi Office yang berbeza daripada Access, anda mungkin menghadapi masalah untuk mengimport fail dengan lancar.
- Cukup tidak dapat digarisbawahi: Anda perlu membersihkan hamparan Excel anda sebelum mengimportnya. Sebahagiannya ini bermaksud menganalisis data yang anda miliki untuk masalah.
- Sentiasa simpan salinan hamparan asal anda, jadi jika anda mengacaukannya, anda boleh mengulangi prosesnya.
- Anda tidak boleh mengimport lebih daripada 255 medan ke Access.
