E-mel pengakuan memberitahu orang lain bahawa anda menerima mesej atau permintaan, walaupun anda tidak dapat memberikan respons penuh dengan segera. Walaupun anda tidak perlu mengirim pengakuan untuk setiap e-mel peribadi yang anda terima, anda harus bertindak balas dalam keadaan profesional atau perniagaan ketika anda langsung dihubungi. Sekiranya anda hanya perlu memberitahu orang lain bahawa anda menerima e-mel mereka, kirimkan pengakuan ringkas untuk memberitahu mereka. Sekiranya orang tersebut meminta perkhidmatan atau memesan produk, berikan lebih banyak maklumat mengenai kapan mengharapkan balasan atau bagaimana menyelesaikan masalah.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 2: Mengesahkan Anda Menerima E-mel
Langkah 1. Balas jika anda disenaraikan dalam baris Kepada: atau disebutkan dalam mesej
Periksa bahagian atas e-mel untuk melihat apakah pengirim menyenaraikan alamat e-mel anda di baris "Kepada:". Sekiranya anda tidak disenaraikan di sana, imbas seluruh bahagian e-mel untuk melihat apakah nama anda muncul di mana sahaja. Sekiranya anda melihat nama anda, pastikan anda menghantar pengakuan kerana anda telah dialamatkan secara langsung.
Sekiranya alamat e-mel anda hanya disenaraikan di baris "CC" e-mel tetapi anda tidak disebutkan dalam isi badan, maka anda tidak perlu menghantar pengakuan kerana mesej itu mungkin dihantar kepada sekumpulan besar orang
Amaran:
Elakkan daripada mengakui mesej spam kerana mereka mungkin terus menghantar e-mel kepada anda jika anda bertindak balas.
Langkah 2. Beri alamat kepada pengirim dengan memberi salam
Mulakan salam anda di bahagian atas e-mel anda sehingga orang lain melihatnya dengan segera ketika mereka membukanya. Gunakan ucapan rasmi, seperti "Hello" atau "Dear", diikuti dengan nama mereka. Sekiranya anda bertindak balas kepada atasan atau seseorang yang tidak anda kenal, gunakan tajuknya diikuti dengan nama belakang mereka. Sekiranya anda mengenali orang lain dengan baik, anda boleh menggunakan nama depan mereka.
Sebagai contoh, anda boleh mengucapkan, "Halo Puan Davis," atau "Jonathan yang terhormat," sebagai salam
Langkah 3. Nyatakan sebentar bahawa anda telah membaca e-mel
Gunakan hanya beberapa ayat untuk pengakuan anda agar tidak terlalu rumit. Terima kasih kepada orang yang menghantar e-mel atau beritahu mereka bahawa anda telah menerima mesej mereka. Sekiranya terdapat perincian khusus, nyatakan semula dalam ayat pembuka anda untuk menunjukkan bahawa anda telah membaca mesej mereka.
- Sebagai contoh, anda boleh menulis sesuatu seperti, "Terima kasih telah menghantar saya mesej mengenai pertemuan minggu depan," atau "Saya telah menerima dan membaca e-mel anda berkenaan dengan bakal pelanggan baru kami."
- Sekiranya anda tidak sempat membaca e-mel, anda boleh mengatakan seperti, "Terima kasih kerana menghubungi saya. Saya telah menerima pesanan anda dan akan membacanya sebaik sahaja saya dapat."
Langkah 4. Beri anggaran masa untuk respons sekiranya e-mel mempunyai permintaan atau pertanyaan
Sekiranya anda mempunyai masa untuk bertindak balas dengan segera, lakukan secepat mungkin untuk menunjukkan bahawa anda boleh dipercayai dan boleh dipercayai. Jika tidak, berikan jangka masa di mana orang lain dapat mengharapkan mesej lain daripada anda sehingga mereka tidak menyangka anda mengabaikannya. Berhati-hatilah untuk tidak memberi keterlaluan mengenai seberapa cepat anda dapat bertindak balas jika anda fikir ia memerlukan masa lebih lama.
- Sebagai contoh, anda boleh mengatakan, "Saya akan mendapatkan maklumat tersebut dalam masa 2 hari," atau, "Saya akan menghubungi lagi hari ini untuk membincangkan masalah ini lebih lanjut."
- Sekiranya anda tidak tahu berapa lama masa untuk bertindak balas, gunakan, "Saya akan menghubungi anda secepat mungkin dengan sebarang pertanyaan atau komen."
- Sekiranya tidak ada permintaan atau masalah yang perlu Anda atasi dalam e-mel, Anda tidak perlu membalas dengan jangka waktu.
Langkah 5. Tamatkan e-mel dengan penutup dan nama anda sebelum menghantarnya
Gunakan penutupan rasmi dalam e-mel anda, seperti "Terbaik", atau "Terima kasih sekali lagi" untuk membantu mesej itu terdengar lebih profesional. Tuliskan nama anda selepas penutupan anda untuk menyelesaikan pesanan anda. Pastikan semuanya dieja dengan betul sebelum mengklik butang Hantar.
- Contohnya, anda boleh menulis, "Terbaik, Beth" atau "Terima kasih sekali lagi, Travis."
- Anda juga boleh memberikan nombor telefon atau alamat e-mel alternatif selepas nama anda jika anda ingin memberi orang lain cara yang berbeza untuk menghubungi anda.
Langkah 6. Ikuti e-mel respons penuh secepat mungkin
Sekiranya e-mel asal mempunyai permintaan atau pertanyaan, luangkan masa untuk menulis respons penuh apabila anda dapat. Tangani semua masalah atau pertanyaan dalam pesan secara lengkap untuk menunjukkan bahawa anda telah meluangkan masa untuk mempertimbangkan mesej mereka. Pertahankan nada yang sopan dan positif sepanjang mesej untuk mengekalkan repertoar yang baik dengan mereka.
Sekiranya anda memerlukan lebih banyak masa, seperti jika anda menunggu laporan atau dokumen, cuba hantarkan e-mel susulan dengan kemas kini dan jangka masa baru supaya orang lain tidak menyangka anda lupa tentangnya
Kaedah 2 dari 2: Menanggapi Perkhidmatan dan Pesanan Perniagaan
Langkah 1. Masukkan nama orang yang anda hubungi di bahagian atas e-mel
Mulakan dengan ucapan rasmi, seperti "Hello" atau "Dear", untuk mempertahankan nada profesional dalam mesej anda. Sekiranya anda tidak mengenali orang itu dengan baik, gunakan gelarannya diikuti dengan nama belakangnya untuk tetap rasmi. Sekiranya anda lebih biasa dengan orang itu atau mereka memberikan nama depannya, anda boleh mengatasinya dengan itu.
Sebagai contoh, anda boleh menulis, "Tuan Christensan yang terhormat," atau "Hello Dana," sebagai salam
Langkah 2. Terima kasih orang itu dan sebutkan produk atau perkhidmatan yang mereka minta
Ucapkan rasa terima kasih yang tulus kepada orang yang ada di kalimat awal e-mel anda. Dalam ayat yang sama, nyatakan semula produk yang dipesan oleh orang itu atau apa masalah atau masalah yang mereka sebutkan dalam surat-menyurat sebelumnya. Dengan cara itu, orang itu akan menyedari bahawa anda meluangkan masa untuk membaca atau memproses mesej mereka sebelumnya.
Sebagai contoh, anda boleh mengatakan, "Terima kasih kerana memesan 2 kotak coklat dari kedai kami," atau, "Kami menghargai anda menghubungi anda mengenai pembukaan pekerjaan yang anda minta."
Langkah 3. Beri orang itu jangka masa untuk mengharapkan balasan atau penghantaran
Sebutkan dalam ayat berikutnya berapa lama masa yang diperlukan orang lain untuk membalas pendapat anda sehingga mereka tidak merasa seperti anda melupakannya. Pastikan jangka masa yang anda berikan tepat dan jujur, jika tidak, mereka mungkin akan marah sekiranya mereka tidak mendapat maklum balas daripada anda.
Contohnya, anda mungkin berkata, "Anda dapat menjangkakan bungkusan anda dalam 3 hari kerja" atau, "Tunggu 1-2 hari kerja untuk kami memberi respons."
Variasi:
Sekiranya anda tidak tahu berapa lama masa yang diperlukan untuk bertindak balas, katakan sesuatu seperti, "Kami akan menghubungi anda secepat mungkin untuk mengatasi masalah anda."
Langkah 4. Berikan cadangan sekiranya ada masalah yang tidak dapat anda selesaikan melalui e-mel
Sekiranya anda tidak dapat menyelesaikan masalah mereka secara langsung, cubalah mengesyorkan pilihan lain yang lebih berguna. Pertahankan nada yang sopan dan fahami sepanjang mesej supaya tidak terdengar negatif atau tidak tulus. Cuba berikan seberapa banyak butiran kepada orang itu supaya mereka dapat mengambil langkah seterusnya untuk menyelesaikan masalahnya.
Sebagai contoh, anda boleh mengatakan, "Saya minta maaf mendengar ada masalah dengan memindahkan wang ke akaun cek anda. Cuba lihat Soalan Lazim kami untuk melihat apakah masalah anda telah diatasi. Jika tidak, anda mungkin perlu mengunjungi bank anda dan bercakap dengan pengurus akaun anda untuk mengesahkan transaksi anda."
Langkah 5. Tinggalkan maklumat hubungan di bahagian bawah e-mel
Tamatkan e-mel anda dengan penutupan rasmi, seperti "Terbaik" atau "Terima kasih sekali lagi", jadi anda mengakhiri mesej dengan nada baik. Pastikan anda memasukkan nama anda selepas penutupan. Sekiranya anda ingin memberi pilihan kepada orang lain untuk menghubungi anda, anda juga boleh meninggalkan nombor telefon, alamat e-mel alternatif, atau laman web setelah nama anda.
