Adakah anda takut PowerPoint anda akan membuatkan penonton tidur? Atau bahawa anda akan memulakan pembentangan anda hanya untuk menyedari separuh daripada slaid anda tidak ada gunanya? Anda mungkin telah berjaya mendapatkan PowerPoint yang membosankan, dan sekarang anda telah menentukan bahawa persembahan anda akan menjadi lebih baik. Dengan beberapa perubahan mudah, anda dapat memiliki PowerPoint yang berkesan yang dapat difahami dan menarik oleh khalayak anda.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 4: Membuat Kandungan Anda
Langkah 1. Tuliskan ucapan anda sebelum anda mula membuat PowerPoint
Sukar untuk membuat persembahan jika anda tidak tahu apa yang anda ingin katakan. Pertimbangkan idea yang anda rancangkan dan pecahkan menjadi beberapa bahagian. Kemudian, buat garis besar atau catat nota untuk diri anda sendiri. Anda mungkin membuat skrip pendek.
Gunakan garis besar atau nota anda untuk membantu anda menentukan perkara yang perlu disertakan dalam slaid anda
Langkah 2. Sesuaikan maklumat agar sesuai dengan khalayak anda
Anda mungkin membuat persembahan yang sangat berbeza untuk kelas pelajar sekolah menengah berbanding sekumpulan eksekutif perniagaan, walaupun topiknya sama. Pertimbangkan rata-rata usia dan latar belakang ahli khalayak anda semasa menulis slaid anda. Kemukakan idea anda dengan cara yang mudah dicerna oleh mereka.
- Sekiranya penonton anda mempunyai pengetahuan latar belakang yang kurang mengenai topik anda, elakkan menggunakan jargon dan luangkan sedikit masa untuk menerangkan konsep yang perlu mereka fahami.
- Sekiranya anda bercakap dengan orang yang tahu banyak tentang topik anda, anda mungkin tidak perlu memasukkan banyak latar belakang dan mungkin baik-baik saja menggunakan beberapa jargon biasa.
- Untuk khalayak dengan latar belakang bercampur, anda mungkin memasukkan sedikit maklumat latar belakang yang diperlukan tetapi mungkin menyimpannya minimum sehingga ahli khalayak yang sangat berpengetahuan tidak bosan.
Langkah 3. Sertakan hanya maklumat penting untuk meningkatkan keterbacaan
Anda mungkin ingin memberikan sebanyak mungkin maklumat kepada khalayak anda, tetapi mereka sukar membaca slaid yang penuh dengan teks. Jangan bimbang untuk menulis ayat penuh atau menyenaraikan setiap butiran. Cukup sertakan sorotan, seperti perkara utama, data, dan konsep utama anda.
- Katakan anda memberikan persembahan yang menjelaskan hasil tinjauan yang anda lakukan di taman tempatan. Slaid anda mungkin merangkumi titik peluru yang mengatakan, "Tinjauan dilakukan selama 3 bulan," "Hanya orang dewasa yang disertakan," "62% mahukan peralatan taman permainan baru," dan "32% mahukan splash pad dipasang."
- Pembentangan anda tidak boleh merangkumi semua yang anda rancangkan.
Langkah 4. Hadkan diri anda pada 5 baris teks setiap slaid dengan hingga 6-8 perkataan setiap baris
Anda mahu audiens anda mendengar apa yang anda katakan, bukan membaca perenggan maklumat di slaid anda. Slaid terpanjang anda hendaklah mencapai 5 baris, dengan kebanyakan slaid anda mempunyai 2 hingga 4 baris teks. Pilih kata-kata anda dengan teliti sehingga penonton hanya melihat apa yang perlu mereka ingat dari pembentangan anda.
Ini bermaksud slaid anda tidak boleh mengandungi lebih dari 40 perkataan
Kaedah 2 dari 4: Merancang Persembahan Anda
Langkah 1. Terapkan templat konsisten yang mempunyai skema warna minimalis
Jangan terlalu menekankan tema anda. Anda tidak memerlukan palet warna yang rumit atau reka bentuk yang unik untuk membuat PowerPoint yang menarik. Kebanyakan orang menyukai format ringkas yang mudah dilihat. Pilih templat yang merangkumi 2-3 warna dan reka bentuk yang ringkas.
- Apabila anda membuka persembahan PowerPoint baru, tab templat akan terbuka secara automatik. Anda boleh memilih templat pilihan atau mencari gaya tertentu. Sebaiknya tetapkan templat sebelum anda melakukan perkara lain, kerana mengubah templat anda dapat memindahkan kedudukan teks dan gambar yang ada.
- Sebagai contoh, anda mungkin memilih templat yang mempunyai sempadan sederhana dan menggunakan skema warna hitam dan kuning atau merah marun dan putih. Sekiranya anda mewakili organisasi, anda mungkin menggunakan warnanya.
- Pembentangan PowerPoint biasanya dalam keadaan lanskap, jadi biasanya lebih baik tidak menukar orientasi slaid anda ke potret.
Langkah 2. Pilih warna yang berbeza untuk latar belakang dan teks untuk dibaca
Memilih warna yang salah boleh menjadikan slaid anda sukar dibaca. Sekiranya latar belakang anda berwarna gelap, pilih warna terang untuk fon anda. Sekiranya anda menggunakan warna terang untuk latar belakang anda, gunakan fon gelap. Gunakan warna yang sama pada semua slaid.
- Biasanya boleh menggunakan warna lalai untuk tema yang anda pilih. Namun, anda mungkin memutuskan untuk mengubahnya jika teks menyatu dengan latar belakang.
- Anda boleh menukar warna menggunakan kotak warna pada bar alat di bahagian atas skrin.
- Sebagai contoh, anda mungkin menggunakan teks putih pada latar belakang maroon atau teks hitam pada latar belakang putih. Secara umum, teks terang pada latar belakang gelap paling mudah dibaca.
- Sentiasa menggunakan latar belakang yang kukuh. Cetakan dan reka bentuk mungkin kelihatan bagus, tetapi menyukarkan khalayak anda membaca teks anda.
- Jangan sekali-kali menggunakan merah dan hijau bersama-sama atau biru dan kuning bersama-sama, kerana orang yang buta warna tidak akan dapat membaca bahan tersebut.
Langkah 3. Pilih fon yang jelas dan mudah dibaca untuk tajuk dan teks badan anda
Tidak boleh menggunakan satu huruf untuk keseluruhan persembahan anda, tetapi anda mungkin lebih suka menggunakan fon tajuk untuk tajuk slaid anda dan fon teks untuk maklumat di bahagian dalam slaid anda. Namun, hindarkan keinginan untuk menggunakan beberapa fon untuk pelbagai jenis maklumat, kerana ini mungkin menjadikan persembahan anda kelihatan tidak profesional dan boleh membingungkan penonton.
- Seperti warna, anda mungkin memutuskan untuk menggunakan fon lalai yang disertakan dengan tema yang anda pilih. Namun, pastikan saiz fon tidak terlalu kecil.
- Anda akan melihat menu lungsur untuk gaya fon dan saiz fon di sepanjang bar alat di bahagian atas skrin. Klik pada menu untuk memilih gaya dan ukuran yang anda mahukan.
- Font Sans serif seperti Arial dan Helvetica adalah yang paling senang dibaca dalam tayangan slaid, jadi ini adalah pilihan yang bagus. Anda mungkin menggunakan Arial untuk tajuk anda dan Helvetica untuk teks badan anda.
- Jangan gunakan fon yang menyeronokkan atau bodoh, seperti Comic Sans. Mereka dapat menjadikan PowerPoint anda kurang berkesan dengan merosakkan mesej anda.
Langkah 4. Tetapkan fon anda antara 24 pt dan 48 pt sehingga dapat dilihat
Semasa anda melihat persembahan anda di skrin komputer, fon kecil kelihatan hebat. Namun, setelah persembahan anda diproyeksikan di layar, fon itu mungkin terlalu kecil untuk kebanyakan penonton anda membacanya. Sentiasa tetapkan fon anda sekurang-kurangnya 24 pt supaya orang dapat melihat teks anda, dan menggunakan ukuran fon yang sama untuk semua slaid anda.
- Untuk melihat apakah fon anda cukup besar, tinggikan jarak sekitar 6 kaki (1.8 m) dari monitor komputer anda dan lihat apakah anda boleh membaca fon tersebut.
- Pertimbangkan berapa banyak orang yang akan berada di khalayak anda semasa menetapkan fon. Sekiranya anda membuat persembahan di bilik persidangan kecil, fon 24 pt kemungkinan akan kelihatan hebat. Namun, jika anda hadir di auditorium yang besar, anda mungkin perlu menggunakan fon 48 pt.
Langkah 5. Sejajarkan teks anda ke kiri supaya senang dibaca
Walaupun tidak ada peraturan bahawa anda tidak dapat memusatkan teks anda, secara umum lebih mudah bagi audiens anda untuk membaca teks jika diselaraskan ke kiri. Dengan cara ini titik peluru akan berbaris dengan kemas. Sekiranya anda mahukan teks anda di tengah halaman, cukup kecilkan ukuran kotak teks anda dan gunakan tetikus anda untuk menggerakkan kotak di tengah-tengah slaid.
Anda juga boleh mengisi ruang kosong pada slaid anda dengan gambar
Langkah 6. Gunakan teks tebal atau diperbesar untuk tajuk atau fakta utama
Tidak masalah untuk melangkau ini, tetapi anda mungkin mempunyai beberapa titik atau data yang ingin anda ketengahkan dalam pembentangan anda. Sekiranya ya, teruskan dan tebal teks itu atau perbesar sedikit sehingga menonjol. Pastikan anda menggunakannya secara minimum sehingga penonton menyedari bahawa teks yang diserlahkan itu penting.
- Sebagai contoh, anda mungkin mencantumkan statistik yang anda gunakan dalam persembahan anda. Anda boleh menulis, "Hingga 64% pelajar meningkatkan skor ujian mereka."
- Begitu juga, anda dapat menggunakannya untuk menyoroti kata-kata tertentu, seperti, "Majoriti Sangat Berpuas Hati dengan perkhidmatan taman."
Langkah 7. Pilih peralihan slaid asas yang tidak mengganggu
Anda mempunyai banyak peralihan yang menyeronokkan untuk dipilih dan mungkin tergoda untuk membuat slaid anda terbang, hilang, atau berputar semasa anda mengklik slaid seterusnya. Walau bagaimanapun, ahli khalayak merasa ini menjengkelkan selepas beberapa slaid, dan ini dapat mengalihkan perhatian dari mesej anda. Sebaliknya, pilih satu peralihan sederhana untuk pergi dari slaid ke slaid.
- Anda boleh memilih dan mengubah peralihan dengan mengklik pada tab peralihan di bahagian atas skrin. Apabila menu dibuka, klik pada peralihan yang ingin anda cuba melihat pratonton.
- Peralihan pudar adalah pilihan yang bagus. Apabila anda mengklik slaid seterusnya, bahagian semasa anda akan semakin pudar untuk mendedahkan slaid baru.
- Anda mungkin juga mencuba peralihan penutup, di mana slaid baru kelihatan bergerak di hadapan slaid lama.
Langkah 8. Hadkan animasi dan kesan bunyi untuk penampilan yang lebih profesional
Anda mungkin pernah melihat persembahan di mana perkataan melantun ke skrin atau loceng berbunyi ketika slaid berubah. Walau bagaimanapun, persembahan anda akan lebih berkesan sekiranya anda membuat reka bentuk anda ringkas. Gunakan ciri ini hanya jika anda ingin menonjolkan slaid atau maklumat tertentu.
Anda mungkin menggunakan animasi pada satu slaid yang sangat penting untuk persembahan anda. Contohnya, jika anda menggunakan carta untuk menyajikan beberapa data, anda mungkin menyertakan kesan bunyi hanya pada slaid carta
Kaedah 3 dari 4: Meletakkan Kandungan Anda di Slaid Anda
Langkah 1. Rancang untuk menghabiskan kira-kira 1 minit pada setiap slaid
Anda tidak mahu menukar slaid terlalu kerap kerana khalayak anda mungkin kehilangan tumpuan. Secara amnya, anda memerlukan lebih kurang 1 slaid untuk setiap minit persembahan anda. Sertakan cukup maklumat pada setiap slaid untuk mengisi minit itu.
- Jumlah maklumat yang anda perlukan pada setiap slaid akan bergantung pada apa yang anda ingin sampaikan. Pertimbangkan berapa banyak penjelasan yang akan anda berikan mengenai setiap titik untuk membantu anda menentukan berapa banyak maklumat yang perlu disertakan pada setiap slaid.
- Anda tidak perlu menghabiskan masa tepat 1 minit untuk setiap slaid, tetapi gunakannya sebagai panduan kasar. Tidak mengapa menghabiskan 45 saat untuk 1 slaid dan 90 saat untuk slaid yang lain. Walau bagaimanapun, cubalah mengelakkan slaid yang anda habiskan hanya 20 hingga 30 saat.
- Anda berisiko kehilangan perhatian penonton setiap kali menukar slaid, jadi anda tidak mahu melakukannya terlalu kerap.
Langkah 2. Minimumkan penggunaan tanda baca kerana ia mengganggu slaid anda
Anda mungkin bimbang untuk menggunakan tatabahasa buruk dalam persembahan anda, tetapi PowerPoint berbeza dengan karangan atau laporan. Jangan risau meletakkan koma atau noktah di akhir senarai peluru. Selain itu, cubalah mengurangkan ayat yang panjang sehingga mereka tidak memerlukan tanda baca. Tidak mustahil untuk mempunyai pecahan ayat dalam PowerPoint.
Sekiranya anda menggunakan banyak tanda baca, anda mungkin mempunyai terlalu banyak maklumat pada slaid anda. Kembali dan lihat apa yang boleh anda gunakan untuk mengetahui perkara penting
Langkah 3. Jangan gunakan semua huruf besar kecuali tajuk
Anda mungkin berfikir dengan menggunakan huruf atau frasa keseluruhan menekankan pentingnya kata-kata itu, tetapi lebih sukar bagi audiens anda untuk membaca teks yang terdapat dalam huruf besar. Selain itu, orang biasanya menganggap teks huruf besar sebagai teriakan. Gunakan kotak ayat untuk semua teks blok anda di slaid supaya mudah dibaca.
Ingat, anda selalu boleh menuliskan kata-kata penting untuk menarik perhatian mereka
Langkah 4. Gunakan senarai peluru untuk menunjukkan perkara penting
Daftar peluru adalah roti dan mentega persembahan PowerPoint. Sebilangan besar slaid anda terdiri daripada senarai perkataan dan frasa. Cuba sertakan kira-kira 2-4 perkara utama setiap slaid.
Sekiranya anda membandingkan atau membezakan topik, anda mungkin membuat 2 lajur pada slaid anda. Sebaik-baiknya, hadkan setiap lajur hingga 3-4 titik peluru sehingga senang dibaca
Langkah 5. Paparkan data dalam carta atau grafik sehingga mudah difahami
Tidak mengapa jika persembahan anda tidak mempunyai carta atau grafik, tetapi gunakannya jika anda boleh. Carta atau grafik yang bagus akan meningkatkan profesionalisme persembahan anda, dan anda boleh membuatnya dengan mudah di PowerPoint. Dedikasikan slaid penuh ke carta atau grafik jika anda menggunakannya.
- Sebagai contoh, anda mungkin menggunakan carta palang untuk mewakili peningkatan penjualan, atau carta pai untuk mewakili sokongan untuk kedudukan.
- Jangan gunakan lebih daripada 4 warna pada carta kerana slaid anda akan kelihatan terlalu sibuk.
Langkah 6. Sertakan gambar berkualiti tinggi atau clip-art untuk mengimbangi slaid
Sekiranya anda ingin mempesonakan khalayak anda, kebanyakan slaid anda mestilah menyertakan gambar. Pilih foto yang menggambarkan atau mewakili idea anda. Letakkannya di seberang teks anda atau di ruang negatif pada slaid anda. Gunakan gambar anda untuk menggambarkan apa yang ada di slaid anda atau untuk menggantikan teks.
- Gunakan 1 atau 2 gambar setiap slaid, tetapi jangan gunakan lebih daripada 2 gambar.
- Periksa bahawa gambar anda akan terlihat bagus ketika diproyeksikan ke layar.
- Jangan gunakan gambar yang tidak sesuai dengan teks anda kerana boleh membingungkan khalayak anda. Sebagai contoh, anda mungkin menggunakan foto piknik jika anda memberikan persembahan mengenai taman, tetapi foto yang sama akan membingungkan jika anda berbicara tentang penjagaan kesihatan.
- Berhati-hati semasa menggunakan clip-art. Seni klip asas mungkin kelihatan ketinggalan zaman bagi sebilangan penonton, jadi hanya gunakan gambar yang berkualiti.
Langkah 7. Sematkan video yang anda gunakan sehingga mudah dilihat
Anda tidak perlu menggunakan video di PowerPoint anda, jadi jangan risau tentang ini jika anda belum mempunyai rancangan untuk menggunakannya. Walau bagaimanapun, anda mungkin mahu menggunakan video untuk menyokong idea anda atau menggambarkan satu perkara. Sekiranya ada, masukkan ke dalam PowerPoint sehingga mudah dimainkan semasa persembahan anda. Dengan cara ini, anda tidak perlu mengklik PowerPoint anda untuk menunjukkan video.
Katakan anda membuat persembahan mengenai drama Macbeth. Anda mungkin merancang untuk menggunakan klip filem adegan penting semasa persembahan anda. Menyisipkannya akan memudahkan memainkan klip semasa anda masih dalam mod persembahan
Kaedah 4 dari 4: Memuktamadkan PowerPoint Anda
Langkah 1. Proofread your presentation untuk memeriksa kesalahan ejaan dan kesalahan ketik
Semua orang melakukan kesilapan, jadi selalu periksa semula apa yang anda tulis sebelum melepaskannya ke dunia. Klik slaid anda dalam mod persembahan supaya anda dapat melihat bagaimana paparannya kepada khalayak anda. Lakukan setiap slaid untuk memastikan tajuk dan teks blok semuanya betul.
- Pastikan untuk membetulkan kesilapan.
- Sekiranya boleh, tanyakan juga kepada seseorang yang anda percayai untuk membaca semula pembentangan tersebut. Mereka mungkin menangkap kesalahan yang tidak anda lihat dengan segera.
Langkah 2. Berlatih ucapan anda sambil menggerakkan slaid anda berulang-alik
Kedengarannya bodoh, tetapi anda mungkin tersinggung semasa pembentangan anda apabila tiba masanya untuk menukar slaid. Jalankan persembahan anda beberapa kali untuk memastikan anda dapat mengeklik slaid dengan lancar. Jangan melihat slaid anda semasa anda menyampaikan persembahan, kerana ini membuatkan penonton merasa seperti sedang membacanya. Sebaliknya, rujuk skrip atau nota jika anda tidak dapat membacakan ucapan anda dari ingatan.
- Berlatihlah ucapan anda di depan cermin atau buat filem sendiri supaya anda dapat membuat penambahbaikan yang diperlukan. Selain itu, buat masa sendiri sekiranya anda mempunyai had masa.
- Penting untuk maju dan mundur kerana anda mungkin mempunyai ahli khalayak meminta anda kembali. Begitu juga, anda tidak sengaja melangkau slaid sambil mengklik ke hadapan.
Langkah 3. Pastikan anda dapat melihat teks dari jauh jika boleh
Anda telah melakukan semua yang anda boleh untuk memastikan persembahan anda sempurna, tetapi anda masih dapat melihat slaid kabur. Sekiranya anda boleh, tinjau PowerPoint anda pada skrin projektor sebelum anda memberikan persembahan. Periksa semula bahawa slaid anda mudah dibaca walaupun dari belakang bilik. Sekiranya anda tidak dapat melihatnya, cuba tingkatkan fon atau untuk memperbesar unjuran.
Cuba jangan risau jika anda tidak dapat memeriksa pembentangan anda terlebih dahulu. Pembentangan anda mungkin akan baik-baik saja
Langkah 4. Keluarkan teks atau gambar yang sukar dilihat pada skrin projektor
Kadang kala gambar yang kelihatan sempurna di skrin komputer anda berubah menjadi gumpalan kabur ketika anda memproyeksikannya di skrin. Begitu juga, teks mungkin mudah dibaca di komputer anda tetapi mungkin disatukan dalam mod persembahan. Sekiranya anda menghadapi masalah membaca apa-apa di slaid anda, padamkannya. Cuba ganti jika anda mempunyai masa sebelum anda dijadualkan untuk memberikan persembahan.
Lebih baik mempunyai ruang kosong pada slaid anda daripada mempunyai gambar atau perkataan yang tidak dapat dibaca oleh khalayak anda. Mereka mungkin akan terganggu ketika cuba mengetahui apa yang ada di slaid
Langkah 5. Minta seseorang yang anda percayai menonton PowerPoint anda dan memberi maklum balas
Dalam kebanyakan kes, anda tidak perlu risau. Walau bagaimanapun, anda mungkin memerlukan maklum balas tambahan mengenai persembahan yang sangat penting. Cari seseorang yang serupa dengan demografi khalayak anda. Tunjukkan persembahan anda dan lihat apa yang mereka fikirkan.
- Sebagai contoh, katakan anda akan menjadi penceramah utama di penggalangan dana. Ini adalah persembahan yang cukup penting, jadi anda mungkin mahu seseorang memeriksanya terlebih dahulu. Namun, anda mungkin tidak memerlukan maklum balas mengenai setiap persembahan kerja yang anda berikan.
- Sekiranya orang itu memberikan kritikan konstruktif yang masuk akal bagi anda, anda mungkin menyemak semula PowerPoint anda.
Petua
- Penonton anda lebih cenderung untuk mendengar ucapan anda dan mencatat jika anda kurang teks di slaid anda.
- Pastikan anda menyimpan kerja anda dengan kerap.
- Gunakan penarik perhatian untuk membuat pendengar berminat dengan subjek anda.
- Ingat maklumat anda supaya anda tidak membaca pembentangan. PowerPoint anda harus menyokong ucapan anda seperti garis besar.
- Pastikan anda dapat membaca semua slaid anda sebelum memberi ucapan.
- Jangan gunakan fon atau gambar yang bodoh, kerana ia mungkin membuat anda kelihatan tidak profesional.
